Gehalts- und Lohnabrechnungen müssen korrekt und monatlich vom Arbeitgeber erstellt werden. Definition ✓ Unterschied Lohn und Gehalt ✓
Arbeitgeber/innen sind gesetzlich dazu verpflichtet, für jede ihrer Mitarbeiter/innen monatlich Gehaltsabrechnungen zu erstellen und sie anschließend den betreffenden Personen auszuhändigen. Unterlaufen dabei Fehler oder hält man sich nicht an die gesetzlichen Vorgaben, kann das Probleme mit dem Finanzamt nach sich ziehen. Glücklicherweise gibt es heute sinnvolle, meist digitale Hilfsmittel, mit denen sich die Gehaltsabrechnung einfach erstellen lässt.
In diesem Artikel geben wir hilfreiche Tipps und verraten Ihnen alles, was Sie zum Thema Gehaltsabrechnung für Mitarbeiter/innen wissen müssen.
Was ist eine Gehaltsabrechnung? – Einfache Erklärung
Bei der Gehalts- oder Lohnabrechnung handelt es sich um ein Dokument, in dem genau dokumentiert wird, aus welchen Bestandteilen sich ein Gehalt zusammensetzt. Weiterhin dient es der Nachvollziehbarkeit zur erfolgten Zahlung des Gehalts für den Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin. Dem zuständigen Finanzamt und den Sozialversicherungsträgern muss es ebenfalls möglich sein, die erfolgte Zahlung anhand der Gehaltsabrechnung nachvollziehen zu können. Auch dabei spielt die Zusammensetzung des Gehalts eine wichtige Rolle.
Um sicherzugehen, dass in der Gehaltsabrechnung alles korrekt aufgeführt ist, haben Sie die Möglichkeit, eine einfache online Lohnabrechnung durchzuführen.
Pflichtangaben in der Gehaltsabrechnung
Bestimmte Angaben müssen bei der Erstellung der Gehaltsabrechnung erfolgen. Neben relevanten und vollständigen Informationen zur Art und Höhe des Lohnsteuerabzugs gehören dazu sämtliche Zuschläge und Zulagen. Damit die Gehaltsabrechnung richtig zugeordnet werden kann, muss auf einen Blick ersichtlich sein, wer sie ausgestellt hat und für wen die Ausstellung erfolgte. Diese Angaben sind Pflicht in der Gehaltsabrechnung:
- Name und Anschrift des Arbeitgebers und des oder der Arbeitnehmerin
- Geburtsdatum des Arbeitnehmers/ der Arbeitnehmerin
- Versicherungsnummer des Arbeitgebers
- Datum des Beschäftigungsbeginns
- Steuerklasse und -identifikationsnummer
- Abrechnungszeitraum
- Anzahl und Höhe der Steuer- und Sozialversicherungsbeiträge
- relevante Merkmale für den Kirchensteuerabzug (wenn vorhanden)
- gegebenenfalls Zahl der Kinderfreibeträge
- mögliche Steuerfreibeträge und Steueranrechnungsbeträge
Unterschied zwischen Lohn und Gehalt
Im Zuge der Gehaltsabrechnung tauchen die beiden Begriffe Lohn und Gehalt immer wieder auf. Teilweise werden sie dabei synonym verwendet, was zwar grundsätzlich nicht falsch, aber auch nicht ganz exakt ist. Diese Unterschiede sollten Sie kennen:
- Gehalt: Festbetrag, der monatlich auf das Konto des oder der Angestellten überwiesen wird. Unabhängig von den geleisteten Überstunden oder der genauen Anzahl an Tagen eines Monats bleibt dieser Betrag immer gleich.
- Lohn: Tatsächlich erbrachte Leistungen dienen als Berechnungsgrundlage. Die Höhe des ausgezahlten Betrages kann je nach Umfang der geleisteten Stunden variieren.
Erstellen Sie eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung, ist es wichtig, dass Sie die jeweils angewendete Form der Bezahlung darauf angeben. Dabei ist zu beachten, dass es keine gravierenden Unterschiede zwischen beiden Formularen gibt.
Gehaltsabrechnung selbst erstellen oder auslagern?
Zum Erstellen der Gehaltsabrechnung haben Sie als Arbeitgeber/in grundsätzlich zwei Möglichkeiten: entweder Sie erledigen es selbst, zum Beispiel mithilfe einer speziellen Lohnsoftware, oder beauftragen ein externes Lohnbüro, beziehungsweise einen Steuerberater. Achten Sie in jedem Fall darauf, dass die Gehaltsabrechnungen stets pünktlich ausgestellt werden, weil es andernfalls zu Frust unter den Mitarbeiter/innen oder schlimmstenfalls zu einer Klage vor dem Arbeitsgericht kommen könnte.
Wann lohnt es sich, die Gehaltsabrechnung selbst zu erledigen?
Auch wenn es einfacher erscheinen mag, die Erstellung von Gehaltsabrechnungen auszulagern, kann es in einigen Fällen sinnvoll sein, sich innerhalb des eigenen Unternehmens selbst darum zu kümmern. Das trifft zum Beispiel dann zu, wenn Sie nur ein kleines Unternehmen leiten oder gerade erst gegründet haben. In solchen Fällen sind meist noch nicht so viele Mitarbeiter/innen angestellt, sodass Sie mit dem Erstellen der Gehaltsabrechnungen nicht so viel Arbeit haben werden. Eventuell fehlt es aber auch an den nötigen finanziellen Mitteln, um die Gehaltsabrechnung bereits auszulagern.
Sie möchten die Gehaltsabrechnungen Ihrer Mitarbeiter/innen selbst erstellen? Dann haben Sie jetzt folgende Möglichkeiten:
- Excel-Tabelle: Dafür sollten Sie oder die zuständigen Mitarbeiter/innen bestenfalls über Vorkenntnisse im Bereich der Gehaltsabrechnung verfügen und sich außerdem mit dem Programm Excel auskennen.
- Gehaltsabrechnungsmuster: Vorlagen für Gehaltsabrechnungen können zum Beispiel aus dem Internet bezogen werden. Damit stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Pflichtangaben und Informationen in den Gehaltsabrechnungen enthalten sind.
- Lohnrechner verwenden: Lohnrechner im Internet helfen Ihnen dabei, das Gehalt Ihrer Beschäftigten online auszurechnen.
Das Fazit: Gehaltsabrechnung erstellen muss nicht schwer sein
Jede/r Angestellte erhält monatlich eine schriftliche Kostenaufstellung, die auch als Lohn- oder Gehaltsabrechnung bezeichnet wird. Auszustellen ist diese vom Arbeitgeber, beziehungsweise von der Lohnbuchhaltung in größeren Unternehmen. Wichtig ist, dass die Angaben in der Gehaltsabrechnung vollständig und korrekt sind. Um das zu gewährleisten, können Sie als Arbeitgeber/in Mustervorlagen oder Gehaltsrechner im Internet nutzen.
